四国がんセンター

プライバシーポリシー

1.基本理念

1-1 院内規則の目的

当院の全職員は、この「院内規則」及び「個人情報の保護に関する法律」、「同施行令」、国立病院機構「個人情報の保護に関する規程」、厚生労働省「医療・介護関係事業所における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン」にもとづき、患者とその関係者(以下「患者等」という)に関する個人情報を適切に取り組み、患者等から信頼させる医療機関であるよう、たゆまぬ努力を続けていくものとする。

1-2 保護担当者等

「個人情報の保護に関する規程」第6条に定める保護担当者等は別紙1のとおりとする。

1-3 他の院内規則等との関係

当院における患者の個人情報の取り扱いに際しては、この院内規則のほか、当院の「四国がんセンター診療情報諸記録管理規程」および「四国がんセンター診療録及び診療諸記録の電子保存に関する運用管理規程」も適用されるものとする。

診療情報の提供について疑義がある場合には、前段に掲げた規定のほか、日本医師会「診療情報の提供に関する指針」ならびに厚生労働省「診療情報の提供等に関する指針」も参照すること。

1-4 守秘義務

すべての職員は、その職種の如何を問わず、当院の従業者として、職務上知り得た患者の個人情報を、正当な事由なく第三者に漏らしてはならない。当院を退職した後においても同様とする。

すべての職員は、この義務を遵守することを書面によって誓約しなくてはならない。(別紙2、別紙3)

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2.用語の定義

2-1 用語の定義

この「院内規則」で使う用語の定義は、以下のとおりとする。

(1)個人情報
生存する患者等の個人を特定することができる情報のすべて。氏名、生年月日、住所等の基本的な情報から、既往症、診療の内容、受けた処置の内容、検査結果、それらにもとづいて医療従事者がなした診断・判断、評価・観察等までをも含む。

(2)診療記録等
診療の過程で患者の身体状況、症状、治療等について作成または収集された書面、画像等の一切。当院で取り扱う代表的な記録としては以下のとおり。
診療録、手術記録、麻酔記録、各種検査記録、検査成績、エックス線写真、助産録、看護記録、紹介状、処方せんの控えなど。

(3)匿名化
個人情報の一部を削除または加工することにより、特定の個人を識別できない状態にすること。匿名化された情報は個人情報としては扱われない。ただし、その情報を主として利用する者が、他の情報と照合することによって容易に特定の個人を識別できる場合には、未だ匿名化は不十分である。

(4)職員
当院の業務に従事する者で、常勤・非常勤職員のほか、嘱託職員、派遣職員、臨時職員を含む。当院と業務委託契約を締結する事業者に雇用され当院から委託された業務に従事する者については、委託先事業者においてこの「院内規則」に準じた取り扱いを定め、管理するものとする。

(5)開示
患者本人または別に定める関係者に対して、これらの者が当院の保有する患者本人に関する情報を自ら確認するために、患者本人等からの請求に応じて、情報の内容を書面で示すこと。書面として記録されている情報を開示する場合には、そのコピーを交付することとする。

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3.個人情報の取得

3-1 利用目的の通知

職員は、患者から個人情報を取得する際には、その情報の利用目的、当該情報を第三者に提供する場合について、あらかじめ、患者に通知しなくてはならない。ただし、初診時に通常の診療の範囲内での利用目的、第三者提供の内容を通知する場合には、別紙4による院内掲示および外来初診受付において別紙5による説明文書を交付することをもって代えることができる。

3-2 利用目的の変更

前項の手順にしたがっていったん特定した利用目的を後に変更する場合には、改めて患者に利用目的の変更内容を通知(別紙6および別紙7)し、または院内掲示等により公表しなくてはならない。ただし、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると認められる範囲を超えることのないよう留意しなくてはならない。

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4.診療記録等の取り扱いと保管

(1) 紙媒体により保存されている診療記録等

4-1 診療記録等の保管の際の注意

診療記録等の保管については、毎日の業務終了時に所定の保管場所に収納し、滅失、毀損、盗難等の防止に十分留意するものとする。

4-2 診療記録等の利用時の注意

患者の診療中や事務作業中など、診療記録等を業務に利用する際には、滅失、毀損、盗難等の防止に十分留意するとともに、記録の内容が他の患者など部外者等の目に触れないよう配慮しなくてはならない。

4-3 診療記録等の修正

いったん作成した診療記録等を、後日書き改める場合には、もとの記載が判別できるように二重線で抹消し、訂正箇所に日付および訂正者印を押印するものとする。この方法によらずに診療記録等を書き改めた場合には、改竄したものとみなされることがあるので、十分留意するものとする。

4-4 診療記録等の廃棄

法令保存期限または、当院所定の保存期限を経過した診療期限等を廃棄処分する場合には、裁断または溶解処理を確実に実施するものとする。また、当院で保管中の診療記録等につき、安全かつ継続的な保管が困難な特別の事由が生じた場合には、院長はその記録類の取り扱いについて、すみやかに当院を所管する保健所と協議するものとする。

4-5 診療録の貸出・閲覧

(a) 生存者の診療録(紙カルテ)の取り扱い

(i)診療録貸し出しの範囲

  1. 診療録の貸し出しは、外来までとする。(医局への持ち出し、退院後の病棟への持ち出しは禁止)
  2. 紙カルテは診療への貸し出しを原則とする。

(ii)貸し出しのルール・閲覧のルール

  1. カルテ庫担当者へのカルテ出庫依頼は、平日午後2時までに依頼すること。カルテ庫担当者は、当日午後5時00分までに出庫する。
  2. 午後2時以降の依頼の場合は、翌日午前中の出庫を原則として対応する。
    ※上記以外の依頼には医療情報管理室で対応。
  3. 診療外での一度の貸し出しは20 冊までとする。
  4. 貸し出し期限は二週間、期限厳守のこと。図書室へ払いだしている診療録の場合、医療情報管理室が返却期日終了を確認次第、返却手続きと返却をおこなう。各診療科への貸し出しの場合は、医療情報管理室から借用者に返却の催促をする。速やかな返却、または再申請がない場合は強制的に返却処理を行う。
  5. 外来診察・入院以外の貸し出しの際は、「生存・死亡カルテ借り出し申請書」(別紙8)に必要事項を記入。上記用紙を二部用意(コピー可)医療情報管理室へ一部提出する。(一部は、各自返却まで保管)
    ※「生存・死亡カルテ借り出し申請書」(別紙8)は四国がんセンター院内専用ページからダウンロードし、必要事項の記入をするか、医療情報管理室で記入する。

死亡者の診療録(紙カルテ)の取り扱い

(i)紙カルテの貸し出しルール・閲覧のルール

  1. 「生存・死亡カルテ借り出し申請書」(別紙8)に必要事項を記入。用紙を二部用意(コピー可)医療情報管理室へ一部提出する。(一部は、各自返却まで保管)
    ※「生存・死亡カルテ借り出し申請書」(別紙8)は四国がんセンター院内専用ページからダウンロードし、必要事項の記入をするか、医療情報管理室で記入する。
  2. 一部提出された申請書は、医療情報管理室での死亡診療録のアリバイとし、返却まで保管する。
  3. 貸し出し期間は二週間とする。貸し出し期限を過ぎるときは再申請を行う。
  4. 閲覧場所は、図書室2階外来フロア(各診療科)・新棟1階とする。
  5. 貸し出し期間の二週間を過ぎた死亡カルテは、医療情報管理室が返却期日終了を確認次第、返却手続きと返却をおこなう(図書室へ払いだしの場合)。各診療科への貸し出しの場合は、医療情報管理室から借用者に返却の催促をする。速やかな返却、または再申請がない場合は強制的に返却処理を行う。(強制返却の場合は、ペナルティとして一ヶ月間の診療録の貸し出し禁止。)
    ※借り出し・返却は、申請者各人でおこなう。

(2) 電子的に保存されている診療記録等

4-6 コンピュータ情報のセキュリティの確保

診療記録等をコンピュータを用いて保存している部署では、コンピュータの利用実態等に応じて、情報へのアクセス制限等を適宜実施するものとする。また、通信回線等を経由しての情報漏出外部からの不正侵入等の被害を未然に防ぐよう、厳重な措置を講じるものとする。特に、職員以外の者が立ち入る場所またはその近くにおいてコンピュータ上の診療記録等を利用する際には、モニターに表示された画面を通じて患者の個人情報が本人以外の外部の者の目に触れることのないよう留意しなくてはならない。

4-7 データのコピー利用の禁止

コンピュータ内の診療記録等の全部または一部を、院外での利用のために、他のコンピュータまたは記録媒体等に複写することは原則として禁止する。ただし、職務遂行上やむを得ない場合には、【4-10】の手続により、所属長の許可、管理のもとに行うことができるものとする。その場合において、複写した情報の利用が完了したときは、速やかに当該複写情報を記録 媒体等から消去するものとする。

4-8 データのプリントアウト

コンピュータ等に電子的に保存された個人情報をプリントアウトした場合には、紙媒体の診療記録と同等に厳重な取り扱いをしなくてはならない。使用目的を終えたプリントアウト紙片は、裁断または溶解処理など、他の者が見読不可能な状態にして速やかに廃棄しなくてはならない。

4-9 紙媒体記録に関する規定の準用

電子的保存がなされている診療記録等の取り扱いについては、【4-1】ないし【4-5】の規定の趣旨も参酌して準用するものとする。

4-10 診療録の電子データ(個人情報)に関する外部媒体への保存の手続き

(i)診療録(電子データ)の取り扱い

  1. 「診療情報閲覧許可申請書及び許可証」 (別紙9)に必要事項を記入。用紙を二部用意し、一部は医療情報管理室へ、一部は管理課へ提出する。
  2. 医療情報管理室で生のデータを抽出しCD(DVD)ディスクにて申請者本人に手渡しする。申請者は速やかに病院(管理課)から貸与されたUSBメモリ(*)に移し替え、速やかに個人情報と他の情報を分離することとする。生データの保存されたCD(DVD)ディスクは申請者本人の責任で2週間以内に廃棄すること。
  3. 許可された個人情報に関しては、貸与されたUSBメモリ(*)以外の媒体による保存は禁止する。
  4. データの取り扱いは院内の申し合わせに従って取り扱うものとし、違反した場合は一ヶ月間の診療録データ利用を禁止する。個人情報データ漏洩等の事故発生に関しては病院の管理責任だけではなく申請者も相応の責任を負うことになるので特段の注意を払うこと。

(ii)個人情報保護に関する院内の申し合わせ
個人情報保護の範囲として申し合わせたデータの保存に際しては、職場長や上位職の者の承諾を得て、病院へUSB貸与申請書(別紙10)を診療情報閲覧許可申請書及び許可証の写しと一緒に提出する。

A:以下のいずれかが含まれる生存する個人に関する情報を個人情報とする。
・氏名 ・生年月日の2項目
Aについては、管理課から貸与したUSBメモリ(*)に保存することを認めるが、同媒体に保存する段階で個人情報と他の情報を分離するなど匿名化を行うこと。生データをそのまま保存することは認めない。また分離した個人情報ファイルを他の外部媒体へ保存することは認めない。なお取り扱うデータ量は必要な最小限度のデータ量とすること。
B:以下は当院においては準個人情報とする。
・ID ・年齢 ・性別 ・イニシャル の4項目

個人情報と分離した準個人情報を含むデータは他の外部媒体への保存を認める。ただしその際の外部媒体はセキュリティチェーン等による固定等安全性を確保すること。なお取り扱うデータ量は必要な最小限度のデータ量とすること。
C:保存用の媒体として病院(管理課)貸与するUSBメモリはセキュリティ機能の付されたUSBメモリ(*)とする。

(3) 診療および請求事務以外での診療記録等の利用

4-11 目的外利用の禁止

職員は、法律の定める利用目的の制限の例外に該当する場合を除き、あらかじめ患者本人の同意を得ないで【3-1】で特定した利用目的の達成に必要な範囲を越えて、患者の個人情報を取り扱ってはならない。

4-12 匿名化による利用

患者の診療記録等に含まれる情報を、診療および診療報酬請求事務以外の場面で利用する場合には、その利用目的を達しうる範囲内で、可能な限り匿名化しなければならない。

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5.個人情報の外部持ち出し

5-1 個人情報の外部持ち出しの制限

職員は、次に掲げる行為を行ってはならない。ただし、やむを得ない事由がある場合であって、事前に別紙11により、保護管理者又は保護副管理者の許可を受けたときはこの限りでない。なお、別紙12に定める業務については、別紙11による申請を要しない。

  1. 保有個人情報の外部への送信
  2. 保有個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
  3. その他保有個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

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6.個人情報の第三者への提供

6-1 患者本人の同意にもとづく第三者提供

患者の個人情報を第三者に提供する際には、【3-1】にもとづいてあらかじめ通知している場合を除き、原則として本人の同意を得なくてはならない。法令にもとづく第三者提供であっても、第三者提供をするか否かを当院が任意に判断しうる場合には、提供に際して原則として本人の同意を得るものとする。

6-2 患者本人の同意を必要としない第三者提供

【6-1】の規定にかかわらず以下の場合には、個人情報の保護に関する法律第23条の規定により、本人の同意を得ることなく第三者へ提供することができる。

  1. 法令上の届出義務、報告義務等にもとづく場合にも、できるかぎり第三者提供の事実を患者等に告知しておくことが望ましい。
  2. 意識不明または判断能力に疑いがある患者につき、治療上の必要性から病状等を家族、関係機関等に連絡、照会等をする場合
  3. 全国がん登録事業への情報提供、児童虐待事例についての関係機関への情報提供など、公衆衛生の向上又は児童の保護のために必要性があり、かつ本人の同意を取得することが困難な場合
  4. その他、法令にもとづいて国、地方公共団体等の機関に協力するために個人情報の提供が必要であり、かつ本人の同意を取得することにより、当該目的の達成に支障を及ぼす恐れがある場合

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7.個人情報の本人への開示と訂正

7-1 個人情報保護の理念にもとづく開示請求

当院の患者は、当院が保有する自己の個人情報について、別紙13の書面に基づいて開示を請求することができる。

院長は、患者等から診療録等記録の開示を求められた場合には、主治医及びその所属長らを含む検討委員会において協議のうえ、開示請求に応じるか否かを決定し、開示請求を受けた時から原則として14日以内に、別紙14の書面により、開示を拒む場合には、その理由も付して、請求者に回答するものとする。

7-2 診療記録等の開示を拒みうる場合

【7-1】の規定にもとづく協議において、患者からの個人情報の開示の求めが、以下のいずれかの事由に該当すると判断された場合には、院長は開示を拒むことができるものとする。

  1. 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  2. 当院の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  3. 開示することが法令に違反する場合

7-3 診療記録等の開示を求めうる者

当院の規定にもとづいて患者の診療記録等の開示を請求しうる者は、以下のとおりとする。

  1. 患者本人
  2. 患者の法定代理人
  3. 患者の診療記録等の開示請求をすることについて患者本人から委任を受けた代理人

7-4 代理人からの請求に対する開示

代理人など、患者本人以外の者からの開示請求に応ずる場合には、開示する記録の内容、範囲、請求者と患者本人との関係等につき、患者本人に対して確認のための説明をおこなうものとする。

7-5 内容の訂正・追加・削除請求

当院の患者が 当院の保有する患者本人に関する情報に事実でない内容を発見した場合には、別紙15の書面により訂正・追加・削除(以下「訂正等」という)すべき旨を申し出ることができる。

院長は、訂正等の請求を受けた際には、主治医、記録作成者、その所属長らを含む検討委員会にて協議のうえ。訂正等の請求に応じるか否かを決定し、訂正等の請求を受けた時から原則として3週間以内に、別紙16-1または別紙16-2の書面により請求者に対して回答するものとする。

7-6 診療記録等の訂正等を拒みうる場合

【7-5】の規定にもとづく患者からの個人情報の訂正等の求めが、以下のいずれかの事由に該当すると判断された場合には、院長は訂正等を拒むことができるものとする。

  1. 当該情報の利用目的からみて訂正等が必要でない場合
  2. 当該情報に誤りがあるとの指摘が正しくない場合
  3. 訂正等の対象が事実でなく評価に関する情報である場合
  4. 対象となる情報について当院には訂正等の権限がない場合

7-7 訂正等の方法

【7-5】および【7-6】の規定にもとづいて診療記録等の訂正等をおこなう場合には、訂正前の記載が判読できるよう当該箇所を二重線等で抹消し、新しい記載の挿入を明示し、併せて訂正等の日時、事由等を付記しておくものとする。訂正等の請求に応じなかった場合においても、請求があった事実を当該部分に注記しておくものとする。

7-8 利用停止等の請求

患者が、当院の保有する当該患者の個人情報の利用停止、第三者の提供の停止、または消去(以下「利用停止等」という)を希望する場合は、別紙17の書面によりその旨を申し出ることができる。

院長は、利用停止等の請求を受けた際には、個人情報保護に関する検討委員会にて協議のうえ、利用停止等の請求に応じるか否かを決定し、請求を受けた時から原則として1週間以内に、別紙18-1または別紙18-2の書面により請求者に対して回答するものとする。

7-9 インフォームドコンセントに基づく開示

患者からの診療記録等の開示請求が、医師・医療機関と患者等との信頼関係の構築、疾病や治療に対する正しい理解の助けとすることを目的としたものである場合には、「四国がんセンター診療録等諸記録管理規程」および日本医師会「診療情報の提供に関する指針」に基づいて対応するものとする。

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8.苦情・相談等への対応

8-1 苦情・相談等の対応

個人情報の取り扱い等に関する患者等からの苦情・相談等は受付あるいは個人情報保護相談窓口で対応するものとする。

8-2 個人情報保護に関する検討委員会

【8-1】による対応が困難な事例については、院長直属の「個人情報保護に関する検討委員会」で対応を協議するものとする。本検討委員会の構成員は診療情報開示委員会をもってこれに当てる。本検討委員会の開催は、隔月一回を定例とするほか、必要に応じて院長が招集するものとする。

8-3 外部の苦情・相談受付窓口の紹介

【8-1】により受け付けた患者からの苦情・相談等については、院長の指示にもとづき、患者の意向を聞きつつ必要に応じて医師会の「診療に関する相談窓口」および、行政の「患者相談窓口」等を紹介することとする。

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9.雑則

9-1 院内規則の見直し

この「院内規則」は、随時見直すものとする。

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10.書式・別表

11.法律に基づく資料